13 time management tips voor thuiswerkers
Wanneer noem jij een werkdag productief? Wil je minimaal drie taken afgevinkt hebben? Of wil je aan het einde van de dag de voldoening van een lege inbox ervaren? Wat je doel ook is: zonder time management kun je ernaar fluiten. Benieuwd hoe je nog meer uit je werkdag haalt? Ik heb de 13 beste time management tips voor je verzameld.
Wat is time management precies?
Zoals de naam al impliceert, is time management het toepassen van technieken, gewoonten en instrumenten om zo effectief mogelijk met je tijd om te gaan. Het doel van time management is om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Natuurlijk moet je daarbij wel realistisch blijven. Als je te veel werk op je bord hebt, zal time management namelijk niet de oplossing zijn.
Het belangrijkste aspect van time management is om jouw persoonlijke én professionele doelen te bepalen, om vervolgens je werkweek hierop aan te sluiten. Hoe je dat doet? Lees snel verder.
Werk nog slimmer met deze time management tips
1. Vraag jezelf waarom je dit wilt
Om gericht aan de slag te gaan met jouw productiviteit, raad ik aan om jezelf eerst de ‘waaromvraag’ te stellen. Dus: waarom wil je met time management aan de slag? En wat hoop je ermee te bereiken? Door hierover na te denken, zorg je voor meer motivatie om met de volgende time management tips aan de slag te gaan.
2. Houd bij hoe je nu je tijd besteedt
Heb je het idee dat je die mailbox in een kwartiertje wel opgeruimd hebt? Of schud je ‘zo even’ die e-mail van 300 woorden uit je mouw? Soms nemen taken die simpel lijken veel meer tijd in beslag (en andersom). Hoe besteed jij je tijd écht? Pak de timer op je telefoon erbij en noteer per taak hoe lang je ermee bezig bent. Evalueer vervolgens waar je kunt verbeteren.
3. Stel jezelf doelen die haalbaar zijn
Hoe graag je ook op standje turbo werkt: als je te veel werk te doen hebt, gaat time management je niet helpen. Heb je tip 2 al uitgevoerd? Dan weet je waarschijnlijk of je het te druk voor jezelf maakt. Of je nu meer focus nodig hebt of juist wat taken van je bord wilt vegen: zorg voor heldere doelen op basis van het SMART-principe. Dit houdt in dat je doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden moeten zijn.
4. Zorg voor een overzichtelijke takenlijst
Of je nu voor een tool zoals Microsoft To Do of Todoist gaat of good old-fashioned je taken op een notitieblok bijhoudt: zorg dat ze ergens onder elkaar staan. Zo houdt je brein ruimte over voor het echte denkwerk en heb je altijd (in grote lijnen) een beeld van wat er moet gebeuren.
5. Breng in kaart welke taken belangrijk zijn (en welke niet)
Wat heeft voor jou meer prioriteit? Zo snel mogelijk een mailtje beantwoorden of een paar uurtjes in dat toffe project steken? Als je niet oppast, wordt je tijd opgeslurpt door dingen die op de lange termijn weinig voldoening (en resultaat) geven. Zorg er daarom voor dat je per taak de prioriteit ervan aangeeft.
6. Plan je werkweek op zondag
Zie je altijd op tegen de maandag? Niet als je de dag ervoor al een globale planning voor de week hebt gemaakt. Door je week met een plan te starten, blijf je gefocust op de belangrijkste taken en vergroot je de kans dat je de werkweek met een tevreden gevoel afsluit. Bepaal per dag de drie meest belangrijke taken en begin je dag met de belangrijkste taak. Eat that frog, noemen ze dat.
7. Zet belangrijke taken in je agenda
Waarschijnlijk zet je regelmatig meetings in je agenda. Maar waarom zou je deze tool niet gebruiken om je dagelijkse taken in te plannen? Het werkt heel simpel. Per taak bepaal je de benodigde uren – en als het tijd is begin je aan de taak te werken. Ben je van start gegaan? Zorg er dan voor dat je niet afgeleid wordt door je telefoon of inbox.
8. Houd bij hoeveel tijd je aan belangrijke taken kwijt bent
Yep, het bijhouden van je uren blijft een belangrijke bezigheid als je met time management aan de slag gaat. Door continu te meten en evalueren, weet je in de toekomst precies hoeveel tijd je moet reserveren.
9. Houd je afgeronde taken ook bij
Uit het oog, uit het hart? Hoe graag je ze ook afvinkt, zorg ervoor dat je per week ook je afgeronde taken onder elkaar zet. Daarbij gaat het niet alleen om de drie belangrijkste taken, maar ook om al het werk dat je tussendoor hebt opgepakt. Door te zien hoeveel je hebt gedaan, behoud je je motivatie. Ook leer je direct tegen welke ad hocjes je wat vaker ‘nee’ mag zeggen.
10. Inderdaad, je mag ook gewoon ‘nee’ zeggen
Ben jij iemand die altijd alles oplost voor anderen? Dan doe je er goed aan om zo nu en dan ‘nee’ te zeggen. Twijfel je of je een taak moet weigeren? Vraag jezelf dan het volgende: past deze taak bij mijn persoonlijke doelen en/of de doelen van mijn bedrijf/werkgever? Zo niet, dan is het waarschijnlijk helemaal niet zo belangrijk.
11. Reageer niet gelijk op e-mails of andere berichten
Door de zichtbare pop-ups zijn we vaak geneigd om direct te reageren op e-mails, appjes of andere (chat)berichten. Maar wat als ik je zeg dat je er niet direct op hoeft te reageren? Plan vaste momenten per dag (of zelfs per week) waarop je e-mails beantwoordt en andere berichten beantwoordt. Zo behoud jij je focus – en weten je collega’s en/of klanten dat je niet direct voor ze gaat rennen.
12. Zorg voor een opgeruimde werkplek
Het klinkt misschien als een cliché, maar een opgeruimd bureau doet wonderen voor je productiviteit. En zeg nou zelf: die dikke laag stof en rommelige kabeltjes springen tijdens je werkdag wel heel erg in het oog. Zorg dat je thuiskantoor een plek is waar je graag tijd doorbrengt.
13. Probeer je dag zo vroeg mogelijk te beginnen
Als je een vroege vogel bent, heb je het vast al eens gemerkt. In de uurtjes dat iedereen nog slaapt of zich voorbereidt op de dag, krijg je het meeste werk gedaan. Unpopular opinion: maar hetzelfde geldt eigenlijk voor de laatste uurtjes van de avond.
Heb jij nog time management tips?
Of ga je binnenkort met bovenstaande tips aan de slag? Deel gerust jouw ervaring in de reacties. Wie weet verschijnt jouw time management tip binnenkort in deze lijst!
Liefs,
Lisette
